Beleid Ongewenste Omgangsvormen (PSA)

Ongewenste omgangsvormen, zoals seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en discriminatie passen niet binnen ons bedrijf en brengen risico’s met zich mee voor de arbeidsomstandigheden van onze medewerkers. Deze ongewenste omgangsvormen vallen onder de factoren die (werk)stress veroorzaken en vallen daarmee binnen het begrip psychosociale arbeidsbelasting (PSA) zoals beschreven in de Arbowet. Dit wettelijke kader bij de aanpak van ongewenste omgangsvormen is dan ook omschreven in de Arbowet. Naast dat ongewenste omgangsvormen de werksfeer, de productiviteit van onze medewerkers en de kwaliteit van het geleverde werk aantasten, hebben ongewenste omgangsvormen ook invloed op het privé leven.

Print & Bind wil er alles aan doen om PSA/ongewenste omgangsvormen op het werk tegen te gaan of te voorkomen. Dat kan door maatregelen te nemen die je beschermen tegen ongewenste omgangsvormen en de nadelige gevolgen daarvan.

Print&Bind heeft een veilig, zichtbaar en betrouwbaar meldpunt voor iedereen die (ernstige) hinder ondervindt van ongewenst gedrag en integriteit van anderen, namelijk de interne vertrouwenspersoon.

Wil je een klacht indienen? Lees dan hier verder.

Intern:

De interne vertrouwenspersoon is Anouck van Maasdam, bereikbaar per telefoon op nummer 06 409 38 005 of via mail op vertrouwenspersoon@printenbind.nl

• Je kunt je aanmelden voor een eerste gesprek door te mailen naar vertrouwenspersoon@printenbind.nl

In de mail vermeld je je naam en of je in contact wilt komen voor ongewenste omgangsvormen of integriteit. Je beschrijft nog niet de situatie. Dit wordt besproken in het eerste gesprek met de vertrouwenspersoon.

• Noodgeval en heb je direct iemand nodig? Dan kun je Anouck bereiken op 06 409 38 005 binnen kantooruren.

  *medische noodgevallen en direct gevaar voor jezelf of voor anderen? Bel altijd 112!

Deze regeling is bedoeld voor ieder die werkzaam is voor onze organisatie. In dit beleid wordt aangegeven welke maatregelen Print & Bind neemt om ongewenste omgangsvormen te voorkomen en aan te pakken.

• 3.1 Verantwoordelijkheid werkgever

  Print & Bind zal iedereen die binnen de onderneming werkzaamheden verricht beschermen. Dit geldt voor iedereen die op basis van een vast of tijdelijk arbeidsovereenkomst werkt verricht en ook voor de stagiaires, en extern ingehuurd personeel. Dit is een verantwoordelijkheid van management en directie is hierbij eindverantwoordelijk. De werkgever zal voldoen aan zijn/haar wettelijke verplichte zorgplicht.

• 3.2 Verantwoordelijkheid medewerker

  Uiteraard moet iedereen zelf de nodige voorzichtigheid en zorgvuldigheid in acht nemen en zo goed mogelijk zorgen voor de eigen veiligheid en gezondheid en die van zijn/haar collega’s. Daarom is iedereen verplicht om gevaren voor de veiligheid of de gezondheid te melden bij hun leidinggevende. Als iemand ongewenste omgangsvormen signaleert is het dus belangrijk om hier melding van te maken.

Bij Print & Bind hebben we tijdens het werk contact met elkaar, met de leidinggevenden en met klanten en leveranciers. Meestal verlopen de omgangsvormen probleemloos. Soms gebeurt het in een organisatie dat de omgang tussen collega’s onderling en/of tussen medewerkers en leidinggevenden niet goed zijn. En dat je te maken krijgt met ongewenst gedrag dat jij als grensoverschrijdend ervaart. Of iets voor jou grensoverschrijdend is bepaal jij zelf, jij bepaalt immers waar jouw grenzen liggen. Ongewenste omgangsvormen kunnen op elk niveau van een bedrijf voorkomen Het kan plaatsvinden op de werkplek of daarbuiten in relatie tot het uitoefenen van jouw werk.

- Wat zijn ongewenste omgangsvormen?

Ongewenste omgangsvormen is het gedrag dat jij als ongepast en ongewenst ervaart. Hieronder uitvoerig de diverse vormen van ongewenste omgangsvormen.

• 4.1 Seksuele intimidatie

  Onder seksuele intimidatie vallen alle vormen van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag of uitingen door:

  • Woorden (verbaal)

    Hierbij kun je denken aan seksueel getinte opmerkingen, grappen en toespelingen.

  • Gebaren en gezichtsuitdrukkingen (non-verbaal)

    Bijvoorbeeld het tonen van seksueel getinte of pornografische afbeeldingen (ook via de mail, WhatsApp of sms of andere kanalen), staren of seksueel gerichte gebaren.

  • Direct lichamelijk contact (fysiek). Hieronder verstaan we alle vormen van ongewenst lichamelijk contact. Dit kan een arm om de schouder zijn, beetpakken, knijpen, zoenen, aanranden of zelfs verkrachten. In iemands ‘comfortzone’ komen kan ook een vorm van fysieke seksuele intimidatie zijn. Je kunt seksuele intimidatie op het werk ervaren wanneer jij, je collega of je medewerker bijvoorbeeld te maken krijgt met:

  - Dubbelzinnige opmerkingen en grapjes die te maken hebben met seksualiteit en intimiteit;

  - Opmerkingen over uiterlijk en kleding;

  - Opmerkingen over tv en films waarin seks voorkomt;

  - Opvallend veel contact zoeken via mobiele telefoon, sms, chat of andere social media;

  - Staren/gluren;

  - De weg versperren of een ongewenst kleine fysieke afstand innemen (te dichtbij iemand komen);

  - om seksuele gunsten vragen;

  - Oneigenlijke druk uitoefenen op basis van positie, persoonskenmerken of macht om seksueel ongewenst gedrag te tolereren of hierin mee te gaan;

  - Onnodig lijfelijk contact: over de schouder leunen, hand op de rug leggen bij het voor laten gaan;

  - Klap op het achterwerk geven of stevig kussen als een verjaardag op het werk wordt gevierd;

  - Aanranding/verkrachting.

• 4.2 Agressie en geweld

  Onder agressie en geweld worden alle fysieke en verbale handelingen verstaan waarbij een werknemer wordt lastiggevallen, bedreigd en/of word aangevallen. Dit kan zowel door collega's, klanten en andere contactpersonen gebeuren. Dit kan zelfs leiden tot intimidatie.

• 4.3 Pesten

  Er is sprake van pestgedrag wanneer iemand herhaaldelijk wordt bespot, voortdurend kritiek krijgt, wordt uitgescholden, fysiek wordt aangevallen, wordt bedreigd, wordt buitengesloten of genegeerd, het werk moeilijk wordt gemaakt, te maken heeft met z.g. ‘grapjes’, of voortdurend wordt genoemd in roddels. Veelal is het doel van de dader(s) om opzettelijk de ander te kwetsen, te vernederen of uit te sluiten. Pestgedrag kan direct gericht zijn tegen de persoon of meer achter de rug om plaatsvinden (zoals iemand isoleren, buitensluiten en negeren of roddelen, het verspreiden van kwaadaardige geruchten, leugens en valse beschuldigingen). Er is dus sprake van herhaald ongewenst negatief gedrag waartegen iemand niet in staat is zich te verdedigen.

• 4.4 Discriminatie

  Discriminatie is ongelijke behandeling vanwege godsdienst, geloofsovertuiging, of levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, afkomst, nationaliteit, geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, en burgerlijke staat, handicap of (chronische) ziekte. Er kan sprake zijn van discriminatie op het werk als jij, je collega of je medewerker op basis van persoonlijke kenmerken anders behandeld wordt dan anderen.

  Bijvoorbeeld als je:

  • Vaker dan anderen vervelende of minderwaardige klussen op moet knappen

  • Buitengesloten of genegeerd wordt door collega’s of leidinggevende(n)

  • Uitgescholden of gepest wordt door collega’s of leidinggevende(n)

  • Kwetsende grappen van collega’s of leidinggevenden(n) moet verduren

  • Afgezonderd moet werken

  Er kan ook sprake zijn van discriminatie bij arbeidsvoorwaarden. Bijvoorbeeld als je op basis van persoonlijke kenmerken:

  • Geen verlenging van een tijdelijk contract krijgt

  • Geen promotiekansen krijgt

  • Minder betaald krijgt dan collega’s voor hetzelfde werk

  Het gaat er om dat het gedrag plaatsvindt op basis van één van de discriminatiegronden. Discriminatie kan zich op verschillende manieren uiten.

Print & Bind kijkt naar factoren die ongewenste omgangsvormen in de hand werken. Factoren die een rol kunnen spelen zijn bijvoorbeeld: de ondernemingsgrootte, de bedrijfs- of de afdelingscultuur, de samenstelling van het personeelsbestand, de mate van zelfstandigheid van de medewerkers, de inhoud van het werk en de tevredenheid met het werk, de rol van de leidinggevenden, de inrichting van de werkplek, de werktijden etc. Ongewenste omgangsvormen moeten op de eerste plaats worden voorkomen.

Dit doet Print&Bind bijvoorbeeld door:

• Voorlichting te geven over de gedragscode en ongewenste omgangsvormen bij de 'onboarding' van nieuwe medewerkers,

• Op basis van jaarverslagen analyseren aan welke punten er aandacht moet worden besteed,

• Een "open aanspreek cultuur" bevorderen, waar leidinggevenden, directie en management een voorbeeldrol uitdragen. (Punt 6&7)

Wij vinden het belangrijk dat leidinggevenden continu laten zien dat ongewenst gedrag op geen enkele wijze binnen de organisatie getolereerd wordt. Het management vertoont voorbeeld gedrag en neemt duidelijk stelling tegen elke vorm van ongewenst gedrag.

Wij vinden het belangrijk dat binnen Print&Bind openlijk kan worden gesproken over wat gewenst, dan wel ongewenst gedrag is. Voor de leidinggevenden is hiervoor een stimulerende rol weggelegd. Het management kan hierbij ondersteuning vragen aan HR en aan de vertrouwenspersoon. Voorlichting kan bijdragen aan het bespreekbaar maken van het onderwerp.

Ondanks het feit dat we er alles aan doen om ongewenste omgangsvormen te voorkomen, kan het toch zijn dat we er mee te maken krijgen. Als het jou niet lukt om het te laten stoppen dan is er ondersteuning. Bij de aanpak wordt een onderscheid gemaakt tussen het informele traject en het formele traject. In beide trajecten kun je een beroep doen op de vertrouwenspersoon dan wel op HR ter ondersteuning.

Indien de klachten over ernstige schending van ons PSA beleid gaan zal de vertrouwenspersoon met goedkeuring van de medewerker in samenwerking met de HR Manager en of Directie vervolg stappen nemen. Dit kan o.a. een schorsing / non-actief betreffen van de medewerker waarover de klachten zijn binnengekomen. Hierop volgend komt een intern onderzoek.

de HR Manager of onze vertrouwenspersoon zal tijdens dit intern onderzoek alle inspanningen doen om de feiten te achterhalen en ook de medewerker die op non-actief is gesteld uitnodigen voor een gesprek om diens kant van het verhaal te horen.

Wij nemen ons PSA beleid uiterst serieus en hebben een zorgplicht om te zorgen voor een veilige werkomgeving.

Er is een belangrijke rol weggelegd voor de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon is aangesteld voor een ieder die te maken heeft met ongewenste omgangsvormen en die het niet lukt om het te laten stoppen

De vertrouwenspersoon is er in de eerste plaats om je op te vangen, te begeleiden en te ondersteunen. De vertrouwenspersoon heeft daarbij een Ondersteunende en informerende rol. De vertrouwenspersoon houdt daarbij rekening met jouw belang en doet niets zonder dat jij dat weet en goedkeurt.

Je kunt in samenspraak met de vertrouwenspersoon besluiten om ongewenste omgangsvormen waar jij last van hebt te bespreken met de veroorzaker, een leidinggevende, of beiden. De vertrouwenspersoon kan je bijstaan in het traject van het bespreekbaar maken van ongewenst gedrag en de maatregelen die daarvoor nodig zijn.

• 9.1 Geheimhoudingsplicht

  Voor de vertrouwenspersoon geldt een geheimhoudingsplicht. Jij kunt de vertrouwenspersoon vertellen welke informatie niet naar buiten mag komen. De vertrouwenspersoon mag de informatie die hij/zij van jou heeft ontvangen zonder jouw toestemming niet met anderen uitwisselen tenzij het informatie is waardoor de vertrouwenspersoon in gewetensnood komt. Zo mag de vertrouwenspersoon de vertrouwelijkheid doorbreken wanneer jij aan haar/hem een misdaad bekent of bijvoorbeeld vertelt over een gevaar dat dreigt en kan leiden tot ernstige strafbare feiten (voorbeeld: als je de vertrouwenspersoon verteld dat je gewapend naar je werk gaat omdat jij je niet veilig voelt dan zal zij omwille van de veiligheid de vertrouwelijkheid moeten doorbreken) De vertrouwenspersoon kan jou over de geheimhoudingsplicht en de reikwijdte daarvan te informeren.

• 9.2 Recht op informatie

  De vertrouwenspersoon heeft voor de uitoefening van zijn/ haar functie het recht op informatie die voor de uitvoering van zijn/haar taak redelijkerwijs nodig is. Zij heeft toegang tot alle geledingen van de organisatie.

• 9.3 Vertrouwelijkheid, verschoningsrecht, geheimhoudingsplicht en bescherming

  De vertrouwenspersoon heeft verschoningsrecht. Dit betekent dat alle informatie die haar in de functie van vertrouwenspersoon door melders en klagers is toevertrouwd vertrouwelijk is. Het verschoningsrecht houdt in dat zij geen vragen hoeft te beantwoorden waarmee zij de vertrouwelijkheid zou doorbreken, ook niet als deze vragen gesteld worden door een leidinggevende of de werkgever.

  Het verschoningsrecht geldt binnen onze eigen organisatie en niet extern. Dit komt omdat het extern verschoningsrecht niet bij wet is geregeld.

  De vertrouwenspersoon houdt zich aan de geheimhoudingsplicht. Dat betekent dat zij niets deelt over wat er door melders en klagers is toevertrouwd tenzij zij daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft van de melder of klager. Je kunt er dus zeker van zijn dat het gesprek met de vertrouwenspersoon veilig gevoerd kan worden zonder dat anderen ervan horen.

  Vertrouwelijkheid doorbreken

  In bepaalde gevallen mag de vertrouwenspersoon de vertrouwelijkheid doorbreken. Dat mag zij alleen als er bijvoorbeeld sprake is van een ernstig strafbaar feit zoals aanranding, verkrachting of mishandeling. Ook wanneer er een gevaarlijke situatie ontstaan is kan de vertrouwenspersoon de vertrouwelijkheid doorbreken. Als er bijvoorbeeld verteld zou worden dat iemand gewapend naar het werk gaat omdat hij zich niet veilig voelt. Het gaat dan om situaties waardoor de vertrouwenspersoon in gewetensnood kan komen.

  De vertrouwenspersoon zal altijd een gewetensvolle afweging maken die recht doet aan ieder die hier direct en indirect bij betrokken is. Bij het doorbreken van de vertrouwelijkheid zal zij de grootste zorgvuldigheid in acht nemen en zoveel mogelijk handelen vanuit het protocol “Vertrouwelijkheid doorbreken” van de Landelijke vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV)

  Bescherming van rechtspositie

  De vertrouwenspersoon heeft bescherming van haar rechtspositie. Een mogelijk ontslag mag niets te maken hebben met de werkzaamheden die zij vervult in haar rol als vertrouwenspersoon.

Bij de informele route probeert de medewerker eerst het probleem op een directe en persoonlijke manier op te lossen. Dit kan door een gesprek aan te gaan met de betrokken persoon, zoals een collega of leidinggevende. Vaak kan een open en eerlijk gesprek leiden tot een snelle oplossing zonder dat er een officiële klacht hoeft te worden ingediend.

1. Probeer eerst de situatie informeel op te lossen

Voordat een klacht formeel wordt ingediend, wordt geadviseerd om eerst het probleem op een informele manier op te lossen. Dit kan door het gesprek aan te gaan met de betrokken collega, leidinggevende of HR. Vaak kunnen misverstanden of conflicten op deze manier snel worden opgelost.

2. Gebruik van de vertrouwenspersoon

Indien een directe bespreking met de betrokken collega of leidinggevende niet mogelijk is, kan de vertrouwenspersoon worden ingeschakeld. De vertrouwenspersoon biedt ondersteuning in vertrouwelijke gesprekken en kan bemiddelen om tot een oplossing te komen zonder dat er een formele klacht hoeft te worden ingediend.

Bieden deze 2 stappen in de informele route geen oplossing of is de situatie niet naar tevredenheid opgelost, kan de formele klachtenprocedure worden ingeschakeld.