Klacht indienen

  2. Handboek
  3. Wat te doen bij onenigheden
  4. Klacht indienen

In elke organisatie kunnen er situaties ontstaan waarin medewerkers zich ongemakkelijk, onrechtvaardig behandeld of niet gehoord voelen. Ondanks dat we dit soort situaties willen voorkomen kan het toch voorkomen dat je er mee te maken krijgt. Er zijn 2 routes om een klacht op te lossen, je volgt altijd eerst de informele route. Mocht deze route niet tot een oplossing leiden, dan kun je verder met de formele route.

1. Informele route

Deze route neem je als eerste

Bij de informele route probeert de medewerker eerst het probleem op een directe en persoonlijke manier op te lossen. Dit kan door een gesprek aan te gaan met de betrokken persoon, zoals een collega of leidinggevende. Vaak kan een open en eerlijk gesprek leiden tot een snelle oplossing zonder dat er een officiële klacht hoeft te worden ingediend.

1. Probeer eerst de situatie informeel op te lossen

Voordat een klacht formeel wordt ingediend, wordt geadviseerd om eerst het probleem op een informele manier op te lossen. Dit kan door het gesprek aan te gaan met de betrokken collega, leidinggevende of HR. Vaak kunnen misverstanden of conflicten op deze manier snel worden opgelost.

2. Gebruik van de vertrouwenspersoon

Indien een directe bespreking met de betrokken collega of leidinggevende niet mogelijk is, kan de vertrouwenspersoon worden ingeschakeld. De vertrouwenspersoon biedt ondersteuning in vertrouwelijke gesprekken en kan bemiddelen om tot een oplossing te komen zonder dat er een formele klacht hoeft te worden ingediend.

Bieden deze 2 stappen in de informele route geen oplossing of is de situatie niet naar tevredenheid opgelost, kan de formele klachtenprocedure worden ingeschakeld.

2. Formele route

Biedt de informele route geen oplossing? Ga dan verder met deze route


Als de informele route niet tot een oplossing leidt, kan de medewerker de formele route volgen. Dit houdt in dat de klacht schriftelijk wordt ingediend bij de HR-afdeling. De klacht wordt vervolgens officieel onderzocht volgens de vastgestelde procedures, en er wordt een passende reactie of oplossing geboden.

1. Wie kan er een klacht indienen?

Elke medewerker die werkzaamheden uitvoert voor Print&Bind die een klacht heeft over de omgangsvormen, communicatie of het gedrag van collega’s of leidinggevenden, kan een klacht indienen.

2. Hoe dien je een klacht in?

De klacht moet digitaal worden ingediend via een e-mail naar de HR-afdeling hr@printenbind.nl

3. Welke informatie moet de klacht bevatten bij het indienen?

  • De plaats en tijdstip waarop het voorval zich heeft afgespeeld

  • Naam, adres, functie en afdeling van de melder (degene die de klacht indient)

  • Concrete objectieve feiten: Welke vorm van omgangsvorm het betreft, een beschrijving van het gedrag, etc. Zo mogelijk onderbouwd met evt. appjes, mailtjes etc.

  • De impact die het voorval heeft op jouw functioneren, privé of gezondheid

  • Welke stappen zijn er tot nu toe ondernomen om tot een oplossing te komen

  • Naam, functie en afdeling van de beklaagde

Let op: Een klacht dient binnen 30 dagen na het voorval of het moment waarop de klacht ontdekt werd, te worden ingediend.

4. Wat gebeurt er na het indienen van de klacht?

  1. Na ontvangst van de klacht krijgt de melder binnen 14 werkdagen een bevestiging van ontvangst.

  2. Er volgt een onderzoek naar de klacht door HR en indien nodig de vertrouwenspersoon. Als de klacht gegrond is zal er worden gezocht naar passende maatregelen/oplossingen.

  3. Als de maatregelen zijn getroffen, krijgt de melder een terugkoppeling over de klacht en genomen maatregelen.

5. Wat als je het niet eens bent met de geboden oplossing?

Natuurlijk proberen wij een oplossing/maatregelen te treffen die voor alle betrokken partijen acceptabel is. Ben je het niet eens met de uitkomst van de klacht? Ga dan vooral met ons in gesprek, dan denken we graag mee.

Download het klachtenformulier

Heb je vragen?