Internet gebruik, email gebruik en sociale media zoals LinkedIn, Twitter en Facebook bieden de mogelijkheid om te laten zien dat je trots bent op je werk en kunnen een bijdrage leveren aan een positief imago van het bedrijf waar je voor werkt. Toch is het belangrijk te beseffen dat je met berichten op sociale media (onbewust) het bedrijfsimago ook kunt schaden. Print&Bind vertrouwt erop dat zijn medewerkers verantwoord om gaat met sociale media en heeft deze gedragscode opgezet om zijn medewerkers daarin te ondersteunen.
7.1 Algemene uitgangspunten;
7.1.1Print&Bind ondersteunt het belang van sociale media en vindt het van vitaal belang om deelgenoot te zijn van deze online conversaties.
7.1.2Print&Bind wijst zijn medewerkers op hun verantwoordelijkheid.
7.1.3 De richtlijnen in deze code hebben enkel betrekking op werk gerelateerde berichten of wanneer er een overlap is tussen werk en privé.
7.1.4Deze richtlijnen zijn bedoeld voor alle werknemers en uitzendkrachten, ongeacht de contractduur.
7.2 Sociale media op de werkvloer
7.2.1Het is werknemers toegestaan om onder werktijd actief zijn op internet/sociale media mits het werk gerelateerde informatie betreft en het werk hier niet onder lijdt.
7.2.2 Het is werknemer toegestaan om kennis en informatie te delen, mits het geen vertrouwelijke informatie betreft en het Print&Bind niet schaadt.
7.2.3Het is werknemer niet toegestaan om vertrouwelijke en/of schadelijke informatie te publiceren over leveranciers, klanten of partners zonder hun schriftelijke toestemming. Hierin wordt geen onderscheid gemaakt tussen informatie over het bedrijf, de persoon of het product.
7.2.4 De werknemer is persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud welke hij of zij publiceert op blogs, fora en andere media.
7.2.5Werknemers met een representatieve functie, zoals directeur en managers, hebben een bijzondere verantwoordelijkheid bij het gebruik van sociale media: privémeningen van dergelijke functionarissen kunnen eenvoudig verward worden met de officiële standpunten van Print&Bind.
7.2.6De werknemer dient zich ervan bewust te zijn dat de gepubliceerde informatie voor onbepaalde tijd openbaar zal zijn, ook na verwijdering van het bericht.
7.2.7Indien de werknemer deelneemt aan een discussie die (op enigerlei wijze) te maken heeft met Print&Bind dient werknemer te vermelden dat hij/zij werknemer is van Print&Bind.
7.2.10 De werkgever dient bij zijn/haar eigen expertise te blijven en geeft berichten welke buiten zijn/haar expertisegebied vallen door aan de betreffende collega/expert.
7.2.11In geval een online discussie dreigt te ontsporen dient de werknemer direct contact op te nemen met zijn/haar leidinggevende om de te volgen strategie te bespreken.
7.2.12Bij twijfel of een publicatie deze richtlijnen schaadt, neemt de werknemer contact op met zijn/haar leidinggevende, een andere manager of de directeur
7.2.13De richtlijnen in deze code hebben enkel betrekking op werk gerelateerde berichten of wanneer er een overlap is tussen werk en privé.
7.2.14Deze richtlijnen zijn bedoeld voor alle werknemers en uitzendkrachten, ongeacht de contractduur.
7.2.15Internet en e-mail mogen niet gebruikt worden voor zaken die in strijd zijn met de wet, maar ook niet voor het bezoeken van sites, downloaden van materiaal of verzenden van berichten met een pornografische, racistische, discriminerende, beledigende (seksueel) intimiderende, haat zaaiende of anderszins aanstootgevende inhoud (art. 8 en 9);
7.2.16Bij het verzenden van een e-mailbericht moet de afzender correct vermeld zijn en het onderwerp helder omschreven. Als het gaat om een privébericht, moet aan het onderwerp het woord privé worden toegevoegd (art. 6);
7.2.17Internet- en email gebruik mag gecontroleerd door de functionaris die daartoe door de directeur geautoriseerd is (art. 2 en 10). Doel van de controle is (art.3):
bewijs en archivering;
systeem- en netwerkbeveiliging;
kosten- en capaciteitsbeheersing;
voorkomen van negatieve publiciteit;
tegengaan van seksuele intimidatie;
controle op bedrijfsgeheimen
tegengaan van discriminatie
De voorwaarden waaronder gecontroleerd mag worden en de rechten van de werknemer staan uitgebreid in deze gedragscode (art.10, 11 en 12)
7.3 Sociale media in privésituaties
Indien werknemer in privésituaties over Print&Bind publiceert dient hij/zij het bericht te voorzien van de disclaimer: “© Print&Bind”. De standpunten en meningen in dit bericht zijn de persoonlijke mening van de werknemeren staan los van eventuele officiële standpunten van Print&Bind. De werknemer is niet verantwoordelijk voor de inhoud en uitlatingen van derden op de hier gepubliceerde stukken.
7.4 Gedragscode internet;
Print&Bind, gevestigd Kabelweg 44A, 1014 BB Amsterdam
Met het oog op:
Overwegende dat:
De Print&Bind en haar werknemers zich ten opzichte van elkaar dienen te gedragen als een goede werkgever en een goede werknemer (art. 7:611 BW);
Het gebruik van internet en e-mailgebruik voor (veel van) de werknemers binnen Print&Bind noodzakelijk is om hun werk goed te kunnen doen;
Aan het gebruik van internet risico’s verbonden zijn die nopen tot het stellen van gedragsregels;
Tegen de achtergrond van deze risico’s van de werknemers verantwoord gebruik van internet en e-mail wordt verwacht;
Print&Bind gerechtigd is tot het geven van voorschriften voor gebruik van internet en e-mail en het nemen van maatregelen ter bevordering van de goede orde in de onderneming (artikel 7:660 BW);
De onderhavige gedragscode voorschriften en maatregelen bevat zoals hiervoor genoemd;
Print&Bind gerechtigd is persoonsgegevens te verwerken ten behoeve van de controle op de naleving van deze gedragscode;
Print&Bind bij de controle de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokken werknemer(s) in acht neemt, in het bijzonder het recht op bescherming van persoonsgegevens (art. 1 AVG) heeft, de volgende gedragscode vastgesteld.
7.5 Werkingssfeer
Deze regeling is van toepassing op alle geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens van personen in dienst van, of werkzaam voor, Print&Bind. Hier vallen niet alleen de personen onder die een arbeidsovereenkomst hebben met Print&Bind, maar ook de personen die zijn gedetacheerd, uitzendkrachten, stagiaires, etc.
7.6 Uitgangspunten
De controle op persoonsgegevens over e-mail en internetgebruik is een verwerking van persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De controle op e-mail- en internetgebruik binnen Print&Bind zal conform deze regeling worden uitgevoerd. Indien er zich situaties voordoen waarin deze regeling niet voorziet, zal conform het arbeidsrechtelijk kader en de AVG gehandeld worden.
Gestreefd wordt naar een goede balans tussen verantwoord e-mail en internetgebruik en bescherming van de privacy van werknemers op de werkplek.
Persoonsgegevens over e-mail en internetgebruik worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, met een maximum bewaartermijn van 6 maanden.
De werkgever treft voorzieningen over de positie en integriteit van de systeem sociaal beheerder en/of afdeling systeembeheer en de controle daarop.
7.7 Doel
Deze gedragscode bevat regels ten aanzien van verantwoord e-mail en internetgebruik en regels over de wijze waarop controle op persoonsgegevens over e-mail- en internetgebruik plaats vindt.
De controle op persoonsgegevens over e-mail en internetgebruik vindt plaats
met als doel:
Begeleiding/individuele beoordeling verband houdende met de taken van de werknemer
Voorkomen van negatieve publiciteit
Tegengaan van seksuele intimidatie
Controle op bedrijfsgeheimen
Systeem en netwerkbeveiliging tegengaan van systeemaanvallen door virussen of andere schadelijke programma’s
Kosten en capaciteitsbeheersing
Tegengaan van discriminatie
De voorwaarden waaronder gecontroleerd mag worden en de rechten van de werknemer staan uitgebreid beschreven in deze gedragscode (art. 10.11 en 12)
7.8 Rechten van de werknemer;
Print&Bind informeert de werknemer voorafgaand aan de controle op persoonsgegevens over e-mail en internetgebruik, omtrent de doeleinden, de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij verkregen zijn en de inhoud van deze regeling.
De werknemer kan zich tot Print&Bind wenden met het verzoek voor een volledig overzicht van zijn bewerkte persoonsgegevens. Het verzoek wordt binnen 4 weken beantwoord.
De werknemer kan de Print&Bind verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift zijn. Het verzoek wordt binnen 4 weken beantwoord.
7.9 Recht van bezwaar;
De werknemer kan vanwege met zijn specifieke situatie verband houdende redenen bij Print&Bind bezwaar maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens op grond van artikel 21 van de AVG. Print&Bind oordeelt binnen 4 weken na ontvangst van het verzet of dit gerechtvaardigd is. Indien Print&Bind het verzet gerechtvaardigd acht, beëindigt zij terstond de verwerking.
7.10 Slotbepaling
Print&Bind kan deze gedragscode met instemming van de werknemersvertegenwoordiging wijzigen of intrekken. Deze wijzigingen worden schriftelijk vastgelegd en voorafgaand aan de invoering aan de werknemers bekend gemaakt.
Deze gedragscode wordt jaarlijks geëvalueerd door Print&Bind en de werknemersvertegenwoordiging.
Deze regeling is tot stand gekomen in overleg en met instemming van de werknemersvertegenwoordiging bij besluit van 05-01-2023.
