Sealen en inpakken

Sealen (handmatig)

Artikelen worden verpakt in plastic (krimpfolie), zodat de inhoud beschermd blijft tegen verschuivingen en andere bewegingen.

Plaats de opdracht op een kartonnetje. Deze liggen bij de sealmachines en zijn in A4 of A3 formaat. Kijk goed welk kartonnetje je moet gebruiken. Leg vervolgens de pakbon op de opdracht.

Tip: Gebruik alleen een kartonnetje bij kleine opdrachten. Als de opdracht een grote stapel is, is een kartonnetje overbodig. Het kartonnetje is alleen nodig om te voorkomen dat het product gaat ombuigen door de trekkracht van de krimpfolie. Bij een dikke stapel is het papier zelf al stevig genoeg!

Plaats het pakket tussen het folie in de machine. Let op dat het folie niet gescheurd is. 

Trek de opdracht voorzichtig door tot op de witte transportband zoals hieronder is afgebeeld. Daarbij geldt: hoe meer ruimte in de krimpfolie, hoe minder strak het pakketje wordt geseald.

Druk met je voet het pedaal in om te starten met sealen. Vervolgens komt de opdracht uit de krimptunnel. Het folie zit nu strak om de opdracht heen.

Zit dit erg los en bobbelig? Dan is de opdracht te ver van de hoek afgelegd waardoor er te veel ruimte is gegeven. Staat het folie vol met lucht? Dan zaten er geen gaatjes in het folie bij de eerste stap, Zorg ervoor dat het formaat dan goed aangepast wordt. Hou rekening met de hoogte van de stapels die je sealt, omdat de artikelen allemaal nog in dozen worden verpakt.

Let op: heb je een grote opdracht en moet je deze dus in delen door de krimpfoliemachine halen? Doe dan op de laatste stapel die gesealed moet worden de pakbon. Zo weet de inpakker dat daar het einde van de opdracht is.

Instellingen van de sealmachine (de gele machine)

De machine heeft een aantal standaard instellingen (waaronder sealsnelheid, cooling time etc. De namen spreken voor zich) om zo ervoor te zorgen dat er optimaal geseald wordt. De volgende standaardinstellingen zijn van belang:

Let er dus op dat de instellingen altijd staan zoals ze hier op de foto zijn aangegeven.
Blijft de machine hangen? Gaat de machine traag? Controleer altijd eerst of de instellingen wel juist staan. Vervolgens zet je de machine uit, wacht je 10 seconden en dan zet je de machine weer aan. Controleer daarna of de temperatuur wel 130 graden is door op het C’tje te drukken. Doet de machine nog steeds gek? Haal er dan een floormanager bij. 

De grijze sealmachine

Bij deze machine is het gelukkig een stuk simpeler. Je zet de machine aan en er gaat een groen lampje knipperen. Zodra deze gestopt is met knipperen en dus blijft branden, dan weet je dat de machine de juiste temperatuur heeft.

Sealrol vervangen

Het vervangen van de sealrol is niet heel moeilijk. Je leg een nieuwe rol 'tussen' de twee ijzeren staven. Deze staven rollen mee met de sealrol. Het plastic op de rol heeft 2 kanten: een open en dichte kant. De open kant doe je naar je toe. De open kant doe je om het ijzeren buisje een en onder de gele plaat door. Je hebt nu aan de onder- en bovenkant van de gele plaat plastic zitten. Het ijzeren buisje zorgt ervoor dat de boven- en onderkant van het plastic van elkaar wordt gescheiden. Nu trek je het plastic door tot een stukje over de band. Je sealt dat even zodat het einde dicht zit en de producten erin gelegd kunnen worden.

Sealen (automatisch)

Voor de automatische sealmachine hoeven de bestellingen alleen op de juiste manier op de band gelegd worden. Leg A4 opdrachten altijd in portret en de A3 opdrachten liggend. aan het einde van de band voert de auto-seal de opdrachten zelf door de machine heen en zullen ze aan de andere kant gesealed uit de machine komen.

Tijdens het klaarleggen van de opdrachten moeten er op twee dingen gelet worden:

1. De hoogte van de stapels, er zit een kartonnetje om aan te geven hoe hoog er ingesealed mag worden.

2. leg de bon altijd met de open kant naar links/achter.

Ga nooit zelf met je handen in de machine, Dit geld zowel als de machine aanstaat en als hij is vast gelopen. Als de machine vast loopt haal dan de aanwezige FM.

Admin
Als je op inpakken staat is het belangrijk dat je in de Admin op het juiste scherm staat. Als je in de Admin zit, ga dan naar opdrachten -> actie -> inpakken.

Nadat de opdrachten geseald zijn, kan de bestelling worden ingepakt. Klanten kunnen bij ons kiezen voor zes verschillende leveropties. Deze staan vermeld op de bon en beïnvloeden de wijze van verpakken:

• Afhaal opdrachten: deze worden niet dicht geplakt. Zo kan de klant zijn/haar bestelling gemakkelijk bekijken tijdens het afhalen.

• Brievenbus zendingen: deze moeten ingepakt worden in een brievenbus envelop.

• Koerier(snel) en Pick-up points: Deze moeten zo klein mogelijk worden ingepakt, omdat pick-up points niet altijd een grote opslag hebben. Daarnaast gaan de koeriers over het algemeen voorzichtiger om met de pakketten, waardoor door verpakkingsgraad lager ligt.

• PostNL pakketpost: Dit wordt ‘s avonds opgehaald en is de meest gebruikte verzendmethode.

• XXL pakket: Deze verzendmethode is enkel bedoeld voor grote borden, je hoeft de borden niet nogmaals in te pakken (bubbeltjesplastic en hoeken aan het bord is voldoende). Natuurlijk kan het zich voordoen dat er een meerdere artikelen in de bestelling zitten, je mag eventueel alleen een BRIEVENBUS ENVELOP hier aan vast tapen. Alle andere pakketten hebben een extra label nodig.

Inpakken
Tijdens het inpakken kun je twee verschillende bonnen tegenkomen: een pakbon en een opdrachtbon. De opdrachten met een opdrachtbon zijn bestellingen die afgehaald worden. Deze bonnen zijn ook bijna altijd geel. De bestellingen die afgehaald worden krijgen altijd voorrang met inpakken op de pakketpost.

Hoe pak je een afhaalbestelling in?
Bij de opdrachten die worden afgehaald, ligt de productiebon er nog bij voor het inpakken. Op deze bon staan twee barcodes. Voor het inpakken gebruik je de LINKER barcode.

Voordat je de bon scant, moet de opdracht eerst geseald zijn. Zodra je de LINKER barcode van de bon scant, komt er een label uit de labelprinter. Deze label plak je op de bestelling. Kleine afhaalopdrachten hoeven niet nog in een extra doos. Deze label mag je direct op het gesealde pakket plakken.

Op de label staat ook een afhaalvak. Als je de opdracht hebt ingepakt, leg je deze direct in het juiste vak. Doe je dit niet? Dan is de kans heel groot dat de bestelling kwijt raakt.

Hoe pak je een brievenbuspakket in?
Een brievenbuspakketje herken je aan het envelopje op de verzendlabel. Deze pakketten gaan dus alleen in een verzendenvelop, anders past het niet door de brievenbus.

Ook deze pakketten moeten eerst geseald worden voordat ze verder ingepakt worden. Stickers moeten NIET geseald worden. Door de warmte van de sealmachine zal het 'lijm' van de stickers hard worden en zullen ze niet meer goed plakken.

De brievenbuspakketjes voor PostNL gaan geseald in een brievenbusenvelop. Aan de bovenkant van een brievenbusenvelop zit een rode strip. Deze rode strip haal je eraf, hierdoor ontstaat er een plakrand. Je vouwt de bovenkant dicht en plakt vervolgens de verzendlabel op de voorkant van het pakket.

Als de verzendlabel erop zit, dan leg je het pakket in de daarvoor bedoelde kar. Brievenbuspakketten leg je op de BOVENSTE plank aan de LINKER kant van deze kar (rode kleur).

Hoe pak je pakketpost in?
Ook bij pakketpost is het de bedoeling dat alles eerst wordt geseald om vervolgens een boekverpakking in te gaan. We hebben hier twee formaten voor: A4 en A3 boekverpakkingen. Mocht een pakket klein genoeg zijn dat het ingepakt kant worden in een verzendenvelop, dan mag dit ook. Ook bij de pakketpost opdrachten moet het pakket zo klein mogelijk blijven.

Een boekverpakking gebruik je als volgt:

1. Leg de vouwdoos voor je neer en vouw de twee middelste flappen naar buiten.

2. Leg de opdracht in het vak tussen deze twee flappen.

3. Vouw de twee flappen weer dicht.

4. Doe vervolgens de rechterkant over het midden heen.

5. Haal dan de rode strip van de linkerkant af en vouw de linkerkant ook over het midden heen.

Als je opdracht in alleen een boekverpakking past, dan mag je de verzendlabel gewoon op de voorkant van de boekverpakking plakken. Moet je opdracht in meerdere boekverpakkingen? Dan moeten deze ook nog in een grotere doos.

Wij hebben verschillende soorten dozen voor de boekverpakkingen:

• Doos A: overdoos voor 1x een A4 boekverpakking.

• Doos B: overdoos voor 2x een A4 boekverpakkingen.

• Doos C: overdoos voor 3x een A4 boekverpakkingen.

• Doos D: overdoos voor 4x een A4 boekverpakkingen OF twee A3 boekverpakkingen.

Meerdere dozen?

Heeft je opdracht meerdere dozen? Schrijf dan op elke doos duidelijk op hoeveel pakketten er bij de opdracht horen. Stel, je hebt een opdracht met zeven dozen, dan schrijf je op de eerste doos 1/7, op de tweede doos 2/7, etc.

Als de verzendlabel erop zit, dan leg je het pakket in de daarvoor bedoelde kar. Kleine pakketten die meegaan met PostNL gaan op de BOVENSTE plank aan de RECHTERKANT (groene kleur). Grote pakketten die meegaan met PostNL gaan op de MIDDELSTE plank (blauwe kleur).

Blanco verzenden
Klanten kunnen er ook voor kiezen om hun pakket blanco te laten versturen. Dit kunnen ze kiezen omdat wij bijvoorbeeld een tussenpersoon zijn en wij het direct naar hun klanten sturen. Zorg er in dit geval dus voor dat er GEEN Print&Bind tape wordt gebruikt of iets anders waaraan ze kunnen herkennen dat het bij ons vandaan komt. Een blanco pakket is de herkennen aan de verzendlabel. Of er staan lijntjes i.p.v. het Print&Bind logo of er staat een eigen logo van de klant.

Gebruik overdoos
Als een klant meerdere producten besteld kan het verpakken wat extra tijd kosten. Let op: Probeer dit zoveel mogelijk bij elkaar in 1 doos te verpakken, iedere extra zending kost namelijk 5 euro extra. Wij bieden hiervoor verschillende "overdozen", deze zijn zo gekozen dat dit in veel gevallen een oplossing biedt. De volgende overdozen zijn beschikbaar:

• Doos L: Overdoos voor 500x700 fotolijst en/of combinatie van meerdere artikelen met posters. In deze doos kan een bord van maximaal 76x56 cm.

• Doos XL: A1 bord OF A0 poster koker. In deze doos kan een bord van maximaal 90x65 cm.

• Doos XXL: In deze doos kan een bord van maximaal 98x60 cm. Past het niet in de voorgaande dozen, dan is dit je laatste kans :)

Posters inpakken
Posters komen al bijna ingepakt op de band terecht. Het enige wat je nog moet doen is de bon scannen en het verzendlabel erop plakken. Soms bestaat een opdracht uit meerdere artikelen: posterkoker en een brievenbuspakket of iets dergelijks. Deze mogen niet aan elkaar getapet worden, maar gaan samen in een "overdoos".

Borden inpakken
Borden worden op de 2e locatie geproduceerd, rond half 4 in de middag worden alle borden voor die dag geleverd. De borden zijn al beschermd in (bubbeltjes)plastic. Als de borden met PostNL verstuurd worden, is alleen bubbeltjesplastic niet genoeg. Het bord moet ook nog in een doos ingepakt worden. Voor borden hebben wij verschillende dozen:

• Boekverpakking tot A2 (vouwbaar)

• Boekverpakking tot A1 (vouwbaar)

• Doos L: Overdoos voor 500x700 fotolijst en/of combinatie van meerdere artikelen met posters. In deze doos kan een bord van maximaal 76x56 cm.

• Doos XL: A1 bord OF A0 poster koker. In deze doos kan een bord van maximaal 90x65 cm.

• Doos XXL: In deze doos kan een bord van maximaal 98x60 cm. Past het niet in de voorgaande dozen, dan is dit je laatste kans :)

Kijk dus even op de pakbon wat het formaat is van het bord. Zo weet je meteen welke doos je nodig hebt.

Maximale afmeting
De vervoerders hanteren maximale afmetingen:

• PostNL: 176 x 78 x 58 cm

• Koerier: geen limitering

Hoe pak je een koerierpakket in?
Klanten kunnen er voor kiezen om hun pakket te laten bezorgen door een koerier. Dit kan naar een huisadres of naar een Pick-up point. Pakketten die met de koerier meegaan, moeten ook eerst geseald worden. Daarna gaan ze in een vouwdoos. Is er nou een grote opdracht waarbij de gesealde pakketten in een doos moeten, dan hoeven deze niet in een vouwdoos. Bij koerier mag het geseald in een doos gedaan worden. Ook bij borden is het wat anders. Als er borden met de koerier mee moeten, hoeft er alleen maar een verzendlabel op. Het bord hoeft niet nog een keer in een doos.

Als je een pakket hebt ingepakt, moet je deze meteen op de kar leggen waar de andere koeriertjes ook liggen. Deze pakketten worden pas aan het einde van de middag gescand.

Hoe pak je een XXL-pakket in?
Opdrachten met grote borden worden verstuurd met XXL-pakket. Deze borden hebben ook alleen maar een verzendlabel nodig en hoeven dus niet in een extra doos. Als iemand deze pakketten komt ophalen graag melden bij de floormanager. Zij moeten deze pakketten handmatig op 'verzonden' zetten.

LET OP: XXL-pakketten moeten VOOR 17.00 uur ingepakt worden. Anders worden ze pas de volgende dag meegenomen. Ook mag je de pakbon voor XXL maar 1x scannen. Het kost ons extra geld als het verzendlabel meerdere keren wordt gescand.

Bezorginstructie

Klanten kunnen in het geval van bezorging via PostNL of de Koerier een bezorginstructie toevoegen. Deze instructie wordt op een los label geprint en op de doos geplakt.

Let op: wij geven geen garantie dat deze instructie wordt opgevolgd!

Geen garantie op opvolging

Print&Bind geeft geen garantie op dat de bezorginstructie wordt opgevolgd. Maar het kan wel helpen om de bezorging tijdig en juist plaats te laten vinden. De opvolging ligt namelijk in handen bij de bezorger en onze instructielabel zit niet in het proces van de bezorger.

In welke gevallen kan de bezorginstructie nuttig zijn?

Het opgeven van een bezorginstructie is bijvoorbeeld nuttig wanneer de bezorging plaatsvindt bij een evenementenlocatie of bij een adres op een bedrijvenpark. Hier is het soms niet altijd duidelijk waar het afgiftepunt voor pakketten is. De bezorginstructie kan hier duidelijkheid over geven of klanten kunnen er een telefoonnummer op zetten. Daarbij kan het degene die het pakket op locatie in ontvangst neemt, bijvoorbeeld een receptie, weer helpen om het pakket bij de juiste persoon terecht te laten komen.

De klant kan ook opgeven of het pakket bijvoorbeeld op een bepaalde plek achtergelaten mag worden. Bijvoorbeeld wanneer de klant niet thuis is: "in de groene bak", "bij de buren op nummer 13" et cetera.

Nogmaals: het is aan de bezorger of hij/zij de instructie opvolgt. Wij geven hier geen garanties op.

Voorbeeld:

Van brievenbus naar pakketpost

Soms maakt ons systeem een foutje en kan de klant kiezen voor brievenbuspost terwijl dit pakket eigenlijk te groot is. Deze opdrachten moeten dan worden verpakt in een A4 boekverpakking. Dit alleen is nog niet genoeg, ook moet in het systeem worden aangepast dat het nu met de pakketpost meegaat. Dit kan op de volgende manier:

Als je een brievenbus opdracht scant om in te pakken, verschijnt er een knopje met "omzetten naar pakketpost". als je hierop klikt wordt alles automatisch aangepast en print de label printer een nieuwe bon. Let op: er komt altijd eerst een label uit waarop staat dat het een brievenbuspakketje is. Deze kan je dus weggooien. De label die daarna eruit komt is voor pakketpost.

Grote opdrachten en fotolijsten inpakken

Wij pakken in met brievenbusdozen, boekverpakkingen en gewone dozen. Het belangrijkste is dat de verpakking moet zorgen voor de bescherming van het product, anders beschadigd de bestelling tijdens de verzending. Bij PostNL wordt letterlijk gegooid met de dozen, dus de zending moet tegen een stootje kunnen.

• Grote opdrachten worden verpakt in meerdere boekverpakkingen en dan in een van onze gewone dozen verpakt (dubbel ingepakt dus).

Maximale afmeting
De vervoerders hanteren maximale afmetingen:

• PostNL: 176 x 78 x 58 cm

• Koerier: geen limitering

Extra verzendlabels

Soms is de bestelling te groot voor 1 doos, deze moet je dan in meerdere dozen inpakken. Zorg ervoor dat er op elke doos een verzendlabel zit. Bij PostNL moet iedere label ook nog een unieke barcode hebben, anders komt deze doos niet aan bij de klant. Het systeem verzorgt dit in de regel automatisch, maar je kunt handmatig fouten maken. Een extra bon kun je laten bij printen op de computer door te klikken op “Extra verzendlabel printen”. Soms print een opdracht uit zichzelf meerdere bonnen. Dit kun je herkennen aan het volgende:

Rechts onder op de bon staat dan in dit geval 1 van X bonnen.

Let hierop. Dit gaat vaak fout en worden er dan worden er verkeerde bonnen op de pakketten geplaatst.

Fotolijsten inpakken

De fotolijsten moeten anders verpakt worden, zo wordt ervoor gezorgd dat de lijst niet beschadigd raakt. Het inpakken gaat als volgt:

• Pak een doos die groot genoeg is voor de lijst

• Doe wat opvulpapier op de bodem van de doos

• Doe de lijst in de doos en doe er vervolgens weer wat opvulpapier bovenop.

Als er nog een posterkoker bij hoort, moet je deze ook in de doos doen van de fotolijst. Leg de posterkoker bovenop de lijst. Doe wel voorzichtig.

Labelprinter

Bij inpakken scannen wij de pakbon en komt er een verzendlabel uit de labelprinter die op het pakket geplakt wordt. Wanneer de rol op is bij de labelprinter moet deze vervangen worden. Wanneer de rol op is zal de machine kort piepen, een error tonen en bij het af scannen van de pakbon zal er ook niks uitkomen. Druk dan ook even op 'Stop'. De machine zal dan stoppen met piepen. Deze rol is makkelijk te vervangen als je de volgende stappen volgt.

De printer opent makkelijk door de bovenkant naar boven te duwen:

Vervolgens duw je de onderste blauwe hendel naar beneden zodat het ijzeren snijgedeelte naar boven klapt

Daarna moet je de zwarte schuifknop naar links schuiven om het volgende ijzeren obstakel te openen

Hierna kun je het zwarte balkje (voorzichtig) naar boven duwen zodat de rol los komt

Pak dan (in jouw geval) de lege rol eruit. Het is belangrijk dat je de zwarte houden waar die door de rol gaat NIET weggooit! Het plastic rolletje waar de rol zelf om heen zit kan je wel weggooien. Pak een nieuwe rol en schuif hier de zwarte houder die je niet moest weggooien in het midden. Deze leg je dan weer in de plek van de machine waar de oude lege rol in zat.

Nu moet je alles weer dichtklappen.

• Eerst klap je het metalen balkje dicht. Hierbij is het belangrijk dat het gele onderpapier van de rol onder deze balk zit

• Daarna duw je de zwarte hendel naar beneden boven op het sticker gedeelte

• Vervolgens duw je de blauwe ‘push’ knop van het ijzeren snijgedeelte om deze weer vast te klikken.

• Klap het bovenste gedeelte dicht en druk weer op 'Stop'. Nu kan de printer weer printen. Druk eerst op de knop 'Feed' om te testen of de labels er goed uitkomen.

Expert inpakken

Voordat je de bestelling inpakt:
1. Is het netjes geseald?
2. Pak eerst de koerier en afhaal bestellingen in.

Terwijl je de bestelling inpakt:
1. Check of alle artikelen erbij zitten en of het de goede artikelen zijn.
2. Maak dozen niet te zwaar. Als je zelf vind dat ze moeilijk zijn om te tillen zijn ze te zwaar!
3. Let op de rode meldingen op het scherm. (enveloppen, speelkaartdoosjes erbij etc.)

Nadat je de bestelling hebt inpakt:
1. Check of het verzendlabel klopt.(2 barcodes)
2. Leg het neer op de goede plek. Zorg dat alles netjes gescheiden blijft. Maak een stapel met pakketpost, brievenbus post, afhalen en koerier pakketten.

Soms moet een opdracht veranderd worden naar pakketpost. Info over wanneer en hoe je dit doet kan je navragen bij een floormanager.

Hier zijn een aantal punten om de efficiëntie van het inpakken van de opdrachten te verbeteren:

– Pak een kar en leg daar de 16.00 uur afhalers op. Hierdoor wordt er minder heen en terug gelopen.
– Probeer zo klein mogelijk in te pakken. (Blijf wel letten op het gewicht van een doos.)
– Verander een brievenbus pakket naar pakket post als het te groot is. Dit kan tijdens het inpakken met de knop rechts boven. Nu is het wel belangrijk dat het verzendlabel zonder envelop erop wordt geplakt.
– Grote dozen alleen gebruiken als het anders niet past. Bijvoorbeeld als je 500 boeken moet inpakken, gebruik dan meerdere keren doos D.
– Stickers worden niet geseald, als deze bij een opdracht horen waarvan er wel artikelen geseald moeten worden pak die dan als eerst in. Dit zorgt ervoor dat de stickers niet perrongeluk losraken van de bestelling.

Klanten helpen met problemen

Op deze pagina: link, staan veelvoorkomende problemen bij klanten. Lees deze door of raadpleeg deze pagina als er iets niet goed is met de bestelling.

Succes met inpakken, blijf scherp want als het bij inpakken fout gaat dan ligt het morgen bij de verkeerde klant! Natuurlijk is inpakken ook super leuk om te doen!

Bij inpakken is het vaak het moeilijkste om je werkplek netjes te houden. Blijf toch opletten dat het geen bende wordt en dat je de tijd neemt om op te ruimen als er ook tijd voor is. Geef ook duidelijk bij een floormanager aan als het te druk wordt en je eventueel extra hulp van iemand nodig hebt. Dit begrijpen de floormanagers heel goed en het wordt ook gewaardeerd als je het aangeeft.