Dagindeling

Van maandag tot en met vrijdag starten wij de dag vanaf 8 uur. Dit proberen we altijd te plannen met 2 medewerkers, maar het kan in een rustige periode voorkomen dat je de dagstart alleen doet. In het weekend start je om 9 uur.

De prioriteit is altijd:

1. Chat

2. Bel afspraken

3. Controles (10 uurtjes)

4. Mail

5. Opmerkingen

Vaak komt er vanaf 9 uur iemand bij als je de dag alleen opstart.

In de avond en in het weekend sta je ook alleen met dezelfde prioriteitenlijst.

Dashboard

Je bespreekt met elkaar wie welke taken gaat oppakken die dag. Dit kan onderling besproken worden en ieder dient voor zichzelf op het Dashboard in te vullen welke taak aan hem/haar toebedeeld is. Dit Dashboard is te vinden in de admin onder de klantenservice taken. Het Dashboard bestaat uit een overzicht van alle openstaande taken die nog vervuld moeten worden op dat moment (bijvoorbeeld het aantal onbeantwoorde mails) aan de linkerkant, en aan de rechterkant de huidige taakverdeling.

Elke keer dat er medewerkers bijkomen of weggaan dient het Dashboard geupdate te worden, zodat alle taken de gehele dag toebedeeld zijn aan één of meerdere medewerkers. Deze herverdeling gebeurt ook altijd in overleg met je collega's. Wanneer er onvervulde taken in het Dashboard staan krijg je daar een melding van te zien.

Wat het inhoudt om een bepaalde taak te hebben is dat jij op dat moment de verantwoordelijkheid draagt voor het vervullen van de aan jou toebedeelde taken. Dit houdt in dat als je (langdurig) iets anders moet doen, het belangrijk is dat je vraagt of iemand jouw taak voor die bepaalde tijd op zich wilt nemen.

Zorg ervoor dat de taken eerlijk en gelijkmatig zijn verdeeld. Als je binnenkomt, stem je af waar je tijdens jouw dienst verantwoordelijk over bent. Als je weggaat is het jouw verantwoordelijkheid dat iemand de taak van je overneemt. Dit geld ook als je naar productie loopt.

Als je even niets te doen hebt, kijk dan of je kan helpen met andere taken. Ook wisselen kan en mag, stem dit wel goed af en geef dit aan in het taken dashboard.

De taken in het Dashboard die aan jou toegeschreven zijn lichten op. Zo kun je snel en duidelijk zien hoeveel je nog te doen hebt voor jouw taken.