Admin: Controleren Opmerkingen

Klanten kunnen in het bestelformulier een opmerking plaatsen. Dit doen ze meestal uit onzekerheid, of de website bood niet de optie die zij zochten. Als klantenservice heb je dus een belangrijke taak om deze onzekerheid weg te nemen door het verwerken / behandelen van deze opmerkingen. Dat kan in admin via het menu “opmerkingen”.

Je kunt als klantenservice de opmerking op drie manieren beoordelen:

• Goedgekeurd / Worden opgevolgd,        de opmerking komt op de opdrachtbon te staan

• Afgekeurd / Niet mogelijk,     de opmerking komt niet op de opdrachtbon te staan

• Ok / Is ok,                        de opmerking komt niet op de opdrachtbon te staan

De opmerking is uit te klappen door erop te klikken. Dit kun je doen wanneer je een toelichting wilt geven over de beoordeling van de opmerking en/of deze in de wacht wilt zetten op antwoord van de klant/een nieuw bestand. Het is vrijwel altijd nodig om een opdracht in de wacht te zetten bij het afkeuren van een opmerking, want we hebben wel toestemming nodig van de klant om alsnog door te gaan met de order.

Je kunt zelf, door middel van het vinkje, aangeven of de klant wel of niet een mailbericht krijgt. Dit is een belangrijk middel. De klant vindt het vaak toch fijn om een bevestiging te krijgen van die opmerking of op de hoogte gehouden te worden als iets niet mogelijk is. Daarom staat deze optie automatisch aan. Wil je niet dat de klant een bericht hierover krijgt of is dit niet nodig door de inhoud van de opmerking, dan kun je dit uitzetten. Je hebt ook de keus om SMS aan te zetten bij bijvoorbeeld bij spoed orders of orders voor dezelfde dag.

Weet je niet zeker of de opmerking moet worden goedgekeurd? Vraag het dan aan de klantenservice expertmedewerker of floormanager, die zal dan bepalen of de opmerking moet worden goedgekeurd.

Printeroperators dienen te wachten totdat wij de opmerkingen bij een opdracht gelezen hebben totdat ze beginnen met printen, dit om fouten te voorkomen. Als een opdracht al geprint is en de opmerking nog onbehandeld, kun je dit altijd even navragen bij de printoperators, door via de chat te vragen of zij de opmerking gezien en opgevolgd hebben. Hebben zij hem opgevolgd, kun je hem op goedgekeurd zetten.