ClickUp (AdminTaken)

Voor het uitvoeren van de dagelijks terugkerende taken gebruiken we ClickUp. Dit is project managementsoftware dat reeds wordt gebruikt door de Floormanagers, HR, en Ontwikkeling ( Marketing en Development ). Waar kantoor in de ClickUp zelf werkt, gebruiken de Floormanagers en Klantenservice medewerkers alleen de add-on in de admin.

Werken met ClickUp

1. Linksboven in de admin zie je takenlijst, welke je uit kunt klappen

2. Wanneer een taak is voltooid, sluit je deze door op het vinkje te klikken
   Deze taak komt de volgende dag automatisch weer terug

Het verbeteren van de dagelijkse werkwijze

We zijn continu bezig met het verbeteren van onze werkwijze. De add-on van ClickUp helpt ons bij het waarborgen van de dagelijks terugkerende taken. Via de takenlijst, kun je ook snel zien of een dagtaak al is uitgevoerd.

Heb je vragen of wil je een verbetering aandragen? Geeft dit dan door aan je teamleider. We kunnen op termijn bijvoorbeeld taken toevoegen, samenvoegen of anders indelen.

De dagelijkse takenlijst via ClickUp in de admin voor KS:

Wachten lijsten nalopen

In ClickUp zie je een paar keer ‘In de wacht nalopen’ staan, voor verschillende wachtlijsten. Deze vind je hier:

Waarom?

Ondanks dat alle collega's hun best doen zo nauwkeurig en volledig mogelijk te werken blijven er soms toch orders in de wacht hangen die eigenlijk al doorgezet kunnen worden. Denk eraan dat een klant bijvoorbeeld akkoord heeft gegeven op een bestand, maar deze niet uit ‘wachten - antwoord klant’ is gehaald. Of opdrachten die in de wacht staan doordat de zwarte fotolijsten in A4 op waren en er niet door is gegeven dat die vorige week alweer binnen zijn gekomen. Zo zijn er nog meer redenen waarom opdrachten toch soms in de wacht blijven hangen. Belangrijk dus voor ons als klantenservice om na te gaan of er opdrachten onnodig in de wacht zijn blijven hangen.

Hoe doe je dit?

Ga naar het Wachten filter en selecteer de wachtlijst die je gaat controleren.

• Levering materialen

Vraag na bij de floormanagers, of ga zelf naar de productie om te kijken, of de materialen er weer zijn

• Reparatie

Vraag na bij de floormanagers of de desbetreffende machine alweer gemaakt is

• Onduidelijkheid / Onduidelijkheid intern

Kijk of het aangegeven probleem al is verholpen en vraag indien nodig na bij de collega die het in de wacht heeft gezet wat ermee moet gebeuren

• Antwoord klant

Open alle opdrachten die in de wacht staan op Wachten - Antwoord klant. Kopieer het opdrachtnummer en zoek deze op in Intercom.

Hebben we al antwoord gehad op de laatste vraag/ het laatste bericht dat we hebben verzonden?

Ja → volg de reactie van de klant op en haal uit de wacht Plaats indien nodig een interne opmerking (“Klant

akkoord met witte randjes”) zodat je collega's hiervan op de hoogte zijn.

Nee → stuur na 7 dagen opnieuw een Wachten mail + sms

Na circa 1 maand mag de bestelling op Afgeleverd worden gezet. Dan verdwijnt deze uit de wachten-lijst maar blijft de order van de klant wel nog bestaan, mochten zijn op een later moment nog reageren.