Bestelling in de wacht

Het komt vaak voor dat je een bestelling in de wacht moet zetten. Dit kan komen door een opmerking van de klant of een vraag van de printers of incorrecte bestanden etc. Probeer bij een vraag altijd eerst te bellen, dan kan het snel opgelost zijn en kan de productie hervat worden. Neemt de klant niet op, dan kun je een info berichtje of mail sturen. Dit kun je als volgt doen:

In de admin kan je bij selectie kiezen voor “Wachten”.

Nu komen er meerdere opties tevoorschijn.

Op wachten - Bestand: deze kun je kiezen als het noodzakelijk is dat de klant een nieuw bestand stuurt. In het vak ernaast typ je een mail met een uitleg. Deze kan er als volgt uit zien:

Beste klant,
Tijdens het produceren van je bestelling zagen wij dat het bestand helaas niet goed is doorgekomen op onze server. Zou je deze opnieuw kunnen aanleveren?
Met vriendelijke groet,
Ayala

De klant krijgt bij deze optie ook nog een zin eronder (die automatisch wordt toegevoegd) met een uitleg hoe ze het bestand moeten aanleveren.

Op wachten - Betaling: soms komt het voor dat er een bestelling is afgebroken zonder dat de klant de betaling heeft kunnen voltooien. Normaal gesproken krijgen zij dan een mailtje met betaallinks maar soms gaat dat niet goed. Als dat het geval is kun je op deze manier een nieuwe mail versturen met betaallinks.

Op wachten - Antwoord klant: als je een vraag hebt voor de klant of er akkoord nodig is op extra kosten voordat we een nieuw bestand aan kunnen nemen kun je deze optie gebruiken. De klant kan dan gewoon antwoorden door te een reply te sturen op de email.

Op wachten - Bestandscontrole:  dit gebruik je alleen als de klant na het plaatsen van een bestelling nog een uitgebreide controle toe heeft laten voegen. LET OP: Om een bestelling in de bestandscontrole te krijgen dien je hem eerst handmatig 'in opdracht' te zetten en daarna pas op Wachten - Bestandscontrole. Controleer wel altijd heel goed of dit gelukt is door te zoeken naar de opdracht in de controles. deze zet de bestelling niet in de controlelijst. Wanneer een artikel al een keer goed is gekeurd kan deze niet meer in de controles komen.

Op wachten - Levering materialen: hetzelfde geldt voor deze optie, die wordt vrijwel niet gebruikt.

Op wachten - Onduidelijkheid intern: deze is handig om te gebruiken als je zelf nog iets moet aanpassen aan de opdracht maar niet wilt dat deze in de printlijst staat (anders wordt hij misschien per ongeluk al geprint). Je moet dan alleen niet vergeten om hem nog uit de wacht te halen. Het is dus handig om, als je dit doet, het tabblad open te laten staan of het opdrachtnummer te noteren voor later.

Op wachten - Onduidelijkheid: deze optie wordt niet vaak gebruikt, maar is wel mooi om te gebruiken in plaats van ‘wachten op antwoord klant’ in sommige situaties, bijvoorbeeld als er een printer komt met een vraag over de afwerking. Toch gebruiken we eigenlijk altijd wachten - antwoord klant.

Uit de wacht halen
Dit is een belangrijk onderdeel wat vaak mis gaat. Als je een bestelling uit de wacht haalt is het namelijk belangrijk dat je op 2 dingen let:

1. Kijk goed of de status van het artikel klopt. Dit kan je hier controleren:

1. Als de status “in opdracht” is nadat je hem uit de wacht hebt gehaald dan klopt het, dan staat hij weer in de printlijst. Dit kan je ook nog controleren door het artikelnummer te kopiëren, naar de printlijst te gaan en met CTRL+F te zoeken naar het artikelnummer. Als je hem uit de wacht haalt nadat hij al in productie is gezet moet je extra op letten.

   Als hij in productie is gezet, maar na het uit de wacht te hebben gehaald opnieuw moet worden geproduceerd moet je hem zelf opnieuw in opdracht zetten door in de admin bij “selectie” te kiezen voor “in opdracht”. De situatie kan ook anders zijn: Er is bijvoorbeeld een productiemedewerker naar jou toe gekomen met een geproduceerd product en heeft er nog een vraag over. Naar aanleiding van die vraag heb jij een mailtje gestuurd waar de klant vervolgens op heeft gereageerd en daaruit blijkt dat het product niet opnieuw hoeft te worden geproduceerd. Nu moet je de bestelling wel uit de wacht halen, maar je hoeft hem dan niet opnieuw in opdracht te zetten (want hij hoeft niet opnieuw worden geproduceerd). Wat je wel moet doen is het product + de bon terugbrengen naar de betreffende productiemedewerker en uitleggen wat het antwoord was van de klant. Je kunt ook eventueel bijvoorbeeld ''witranden akkoord'' op de bon schrijven en de bestelling bij de juiste afdeling neerleggen. Zo is dit ook duidelijk voor de rest in de productie.

2. Kijk goed of de leverdatum nog klopt. Als de bestelling namelijk een dag in de wacht heeft gestaan kan het zijn dat, als je hem uit de wacht haalt, de leverdatum dan in het rood staat. Controleer dit goed en zorg dat je hem op de goede (interne) levertijd zet.
   Na 13:00/13:30 kun je het beste even overleggen met de aanwezige floormanager of het vandaag nog geproduceerd kan worden, of de volgende dag.